Om een factuur definitief te maken, moet de factuur verzonden worden. Je maakt een factuur altijd aan als een concept en pas op het moment dat je de factuur verzendt, wordt het definitief. Zolang je factuur nog een concept is, heeft het een concept-factuurnummer. Op het moment dat je de factuur verzendt, krijgt het ook een definitieve factuurnummer. Het is via Zapier niet mogelijk om zelf een factuurnummer mee te geven bij het verzenden van de factuur. De factuurnummering die gebruikt wordt, is ingesteld in Moneybird in het factuurnummersjabloon via Instellingen > Nummering & kopie mail.

Als je via Moneybird een factuur verzendt, dan komt er in de e-mail een openstaand bedrag te staan. Je kunt er voor zorgen dat er geen openstaand bedrag in de e-mail staat. Dat doe je door de factuur handmatig te verzenden, zodat deze alleen als verzonden gemarkeerd wordt, maar niet wordt gemaild naar je klant. Dan registreer je een betaling bij de factuur, zodat de factuur de status 'Betaald' krijgt en vervolgens verstuur je de factuur opnieuw, maar dan via e-mail naar je klant. Dit kan echter niet via Zapier, omdat er geen betaling geregistreerd kan worden en je kunt de verzendmethode niet zelf meegeven. Bij de verzending van de factuur wordt de standaard verzendmethode die bij het contact staat ingesteld aanhouden. Bovendien kan een factuur niet nogmaals verzonden worden via Zapier.

Als je je factuur naar je klant wilt e-mailen zonder een openstaand bedrag in de e-mail, dan is Zapier niet de meest geschikte oplossing. Je kunt in dat geval overwegen om een API-koppeling te gebruiken waarmee je je webshop aan je administratie in Moneybird koppelt. Met een API-koppeling is het wel mogelijk om de factuur handmatig te verzenden, dus ook een verzendmethode mee te geven bij het verzenden, een betaling te registreren en vervolgens de factuur opnieuw te verzenden.