Heb je kosten die je gedeeltelijk zakelijk en gedeeltelijk privé maakt, zoals een telefoonabonnement, internetkosten of brandstof? Met automatische verdelingen boek je het privédeel direct op een eigen-vermogensrekening, zoals ‘Privé-opnames’. Zo hoef je het privédeel niet achteraf handmatig te corrigeren.
Voorbeeld: bij een telefoonabonnement van €60 waarbij je 70% zakelijk en 30% privé gebruikt, boekt Moneybird automatisch 70% op ‘Telefoonkosten’ en 30% op ‘Privé-opnames’. Ook de btw wordt proportioneel gesplitst.
Volg de volgende stappen om de verdeling in te stellen:
Open een inkoopfactuur of bon en bewerk de factuurregels (of bonregels).
Zet het vinkje ‘Bevat privégebruik’ aan. Het blok ‘Privégebruik verdelen’ verschijnt.
Vul bij ‘Percentage’ het privépercentage in. Het percentage geldt over het totaalbedrag inclusief btw. Je kunt ook een decimaal getal invullen, zoals 30,8%.
Kies bij ‘Selecteren op’ of je het privédeel op een rekening of op een categorie boekt.
Selecteer daarna de privérekening of de privécategorie waarop het privédeel geboekt moet worden.
Terwijl je de verdeling instelt, zie je in de totalen onderaan de factuur direct hoe de bedragen worden verdeeld. Per privérekening of privécategorie staat een aparte regel met de naam en het bijbehorende bedrag.
Na het verwerken zie je in de samenvatting van het document een rij 'Privé' met per verdeling een label, bijvoorbeeld '30% van Telefoonkosten'. Zo zie je in één oogopslag welke regels een privédeel bevatten
Heb je een document met meerdere categorieën? Dan kun je via ‘Categorie toevoegen’ per categorie een aparte verdeling instellen. Een verdeling geldt voor alle factuurregels met dezelfde categorie tegelijk.
Boeken op een rekening of op een categorie
Bovenaan het blok ‘Privégebruik verdelen’ kies je bij ‘Selecteren op’ waar het privédeel op geboekt wordt:
Rekening: je selecteert bij ‘Privérekening’ een van je privérekeningen. Moneybird kiest dan zelf de bijbehorende categorie.
Categorie: je selecteert bij ‘Privécategorie’ zelf de categorie. Je ziet hier alleen categorieën van het type ‘Eigen vermogen’. Op deze plek kun je ook een nieuwe categorie toevoegen.
Heb je nog geen privérekening? Dan zie je de keuze niet en selecteer je altijd een privécategorie.
Let op: wissel je tussen rekening en categorie, dan kan je eerdere keuze verdwijnen. Je ziet dan de melding ‘Sommige geselecteerde rekeningen kunnen zijn gewist omdat je het rekeningtype hebt gewisseld.’ Klik op ‘Ongedaan maken’ om de wissel terug te draaien.
Slimme suggesties
Moneybird onthoudt de verdeling van je vorige vergelijkbare document. De volgende keer dat je een soortgelijke factuur opent, vult Moneybird de verdeling automatisch in. Je hoeft het dus maar één keer in te stellen.
Werk je met ‘Rekening’ en kies je bij een bestaand document een andere privérekening dan eerder, dan verschijnt er een melding: 'Eerder had je handmatig voor 'rekening' gekozen. Voor dit document raden we de categorie 'suggestie' aan.' Klik op 'Gebruik voorgestelde categorie' om de aanbevolen categorie over te nemen, of laat de melding staan als je je eigen keuze wilt houden.
Voor bv's
Gebruik je Moneybird voor een bv? Kies dan bij ‘Selecteren op’ de optie ‘Rekening’. Je selecteert bij ‘Privérekening’ de schulden-rekening van je bv, zoals ‘Rekening-courant DGA’. Moneybird kiest dan automatisch de bijbehorende categorie. Zo verwerk je privégebruik ook correct in een bv-administratie.
Een rekening-courant is geen categorie van het type ‘Eigen vermogen’. Je vindt deze dus niet terug onder ‘Privécategorie’.
Privégebruik terugzien in het categorierapport
Moneybird maakt automatisch de juiste journaalposten aan. Zowel de kosten als de btw worden proportioneel gesplitst over de zakelijke en privécategorie. Je ziet de journaalposten terug op het document zelf.
In het categorierapport zie je per boeking het privépercentage terug in de kolom 'Privé afgesplitst'. Zo controleer je eenvoudig of overal dezelfde verhoudingen zijn toegepast. Je opent het categorierapport door in Rapporten > Resultatenrekening op een categorienaam te klikken. Klik vervolgens op het oogje om de informatie in te zien. De kolom verschijnt alleen bij boekingen waar een fiscale verdeling op is ingesteld.