Hoe je borg in je administratie verwerkt, hangt af van of je borg hebt betaalt of hebt ontvangen. Dus je betaalt zelf als klant borg aan je leverancier of je levert of verhuurt goederen waarover jij aan je klanten borg berekent.
Je betaalt aan jouw leverancier
Als je de borg tegoed hebt, wil je dat dit op je balans komt te staan. Daarom kun je hiervoor een balanscategorie gebruiken. Via Instellingen > Categorieën kun je de categorie 'Borg' activeren vanuit de set 'Veelgebruikte categorieën'. Je gebruikt deze categorie in de inkoopfactuur die je hebt ontvangen voor de borg, zo komt de borg op de balans te staan. De banktransactie voor de betaalde borg kan aan de inkoopfactuur gekoppeld worden.
Als je later de borg (deels) teruggestort krijgt, kun je die banktransactie rechtstreeks koppelen aan de categorie. Het deel dat is ingehouden voor kosten, kun je koppelen aan de bijbehorende inkoopfactuur.
Je brengt borg in rekening bij jouw klant
Voor het verwerken van borg die jij bij jouw klanten in rekening brengt zijn er verschillende werkwijzen en situaties mogelijk. Dit is afhankelijk van of je de borgsom wel of niet op de factuur vermeldt:
Op het moment dat de klant het factuurbedrag aan jou betaalt
Borg wel op de factuur: Je maakt een factuurregel met een positief bedrag op de balanscategorie en het btw tarief 'Geen btw'. De banktransactie van de betaling koppel je aan de factuur.
Borg niet op de factuur: De banktransactie van het ontvangen bedrag boek je rechtstreeks op de balanscategorie.
Op het moment dat je borgsom terugbetaalt aan de klant
Borg staat wel op de factuur: Je maakt een factuurregel met een negatief bedrag en de balanscategorie en het btw tarief 'Geen btw'. De banktransactie van terugbetaling koppel je aan de factuur.
Borg niet op factuur: De banktransactie van de terugbetaling boek je rechtstreeks op de balanscategorie.
Als de borgsom wordt verrekend
Borg wel op de factuur: Je maakt een factuur met wat de klant uiteindelijk moet betalen (dus jouw omzet) + een extra regel met de borg negatief. Als het bedrag precies op € 0 uit komt, is het meteen afgehandeld. Maar het kan ook zijn dat klant nog extra moet betalen of dat je zelf wat moet terugbetalen aan de klant, de banktransactie daarvan kun je aan de factuur koppelen.
Borg niet op de factuur: Je maakt een factuur met wat de klant uiteindelijk moet betalen (dus jouw omzet). Vervolgens klik je op
Registreer betaling > Verrekenen met balanscategorie. Je kunt daarna de categorie 'Borg' selecteren, het te verrekenen bedrag en de betaaldatum invoeren en de verrekening opslaan. Je ziet nu bij de factuur terug of deze in zijn geheel is voldaan, of dat er nog een betaling moet plaatsvinden. Dat kan het geval zijn als de factuur hoger was dan de betaalde borg: je klant moet het restant dan nog betalen. Andersom kan ook: als het totaalbedrag van de factuur lager is dan verrekende borg, betaal jij het restant terug aan je klant. Als er na de verrekening met de borg nog een betaling moet plaatsvinden, dan kan de bijbehorende banktransactie aan de factuur gekoppeld worden om ervoor te zorgen dat deze de status 'Betaald' krijgt.