In Moneybird maak je periodieke facturen aan via `Facturen > Periodieke facturen`. Je stelt de frequentie in, het maximale aantal keer dat de factuur aangemaakt wordt en of de facturen automatisch verzonden worden. Vervolgens maak je de factuur op en voer je de factuurregels in.
Wil je direct al een factuur sturen? Maak dan eerst een gewone factuur aan en stuur die naar je klant. Dupliceer daarna die factuur via Extra naar een periodieke factuur. Stel de startdatum in op de datum waarop de tweede factuur verzonden moet worden.
De periodieke facturen staan gesorteerd op volgorde van eerste verzending. De facturen bovenaan zijn als eerste aan de beurt.
Periode op factuurregels
Vermeld op de factuur voor welke periode die geldt, zodat je klant geen vragen heeft. Je hebt twee opties:
Periodeselectie: selecteer de periode op de factuurregel. De periode schuift automatisch mee bij toekomstige facturen. Als de periode twee of meer maanden beslaat, verdeelt Moneybird de omzet evenredig over die maanden in de resultatenrekening.
Datumtags: voeg variabele datums toe aan de tekst van een factuurregel, bijvoorbeeld `{date.month}`. Gebruik datumtags als je niet wilt dat Moneybird de omzet verdeelt over meerdere maanden.
Periodieke facturen in het gratis pakket aanmaken
In het gratis pakket is het niet mogelijk om periodieke facturen aan te maken. Wil je wel periodieke facturen gebruiken? Upgrade je account via Instellingen > Abonnement.
Heb je een periodieke factuur aangemaakt tijdens je proefperiode of in een betaald pakket, dan blijft die factuur actief na een downgrade naar het gratis pakket. Het factuurlimiet van drie per maand geldt ook voor facturen die vanuit de periodieke factuur worden aangemaakt.
Periodieke factuur via de API
Via de Moneybird API kun je ook periodieke facturen aanmaken. De documentatie vind je op developer.moneybird.com onder 'Recurring sales invoices'. Facturen die via de API worden aangemaakt, tellen mee in het limiet voor het aantal verkoopfacturen per periode. In elk betaald pakket kun je onbeperkt facturen aanmaken.
Via Zapier is het niet mogelijk om een periodieke factuur aan te maken.
Periodieke factuur pauzeren
Moet de periodieke factuur tijdelijk overgeslagen worden? Open de periodieke factuur en kies Bewerken. Selecteer bij Volgende factuurdatum de datum waarop de factuur weer verzonden moet worden. Controleer de overige gegevens en sla de wijziging op.
Wil je langer pauzeren, zet de factuur dan tijdelijk stop via de sectie hieronder.
Periodieke factuur stopzetten of verwijderen
Je hebt twee opties om een periodieke factuur te beëindigen:
Stopzetten: open de periodieke factuur en klik op Stopzetten. De factuur wordt inactief bewaard. Je vindt inactieve facturen terug via het filter Status: Inactief. Wil je de factuur later hervatten? Open hem en kies Extra > Dupliceer naar periodieke factuur. Er wordt een nieuwe periodieke factuur klaargezet met dezelfde gegevens.
Verwijderen: alleen mogelijk als er nog geen factuur vanuit de periodieke factuur is aangemaakt. Klik op het prullenbak-icoon bovenaan. Zijn er al facturen aangemaakt, dan kunnen de gegevens niet volledig verwijderd worden: ze zijn nog nodig voor die eerdere facturen.
Je kunt ook het maximale aantal aanpassen zodat de periodieke factuur automatisch stopt op de gewenste datum. Bewerk de periodieke factuur en pas het veld Maak nog [aantal] keer aan.
Je kunt periodieke facturen alleen individueel stopzetten; hiervoor is geen bulkfunctie beschikbaar.
Factuur blijft automatisch terugkeren
Heb je per ongeluk een periodieke factuur aangemaakt waardoor steeds dezelfde factuur verschijnt? In de historie van de factuur staat dan 'Factuur aangemaakt op basis van Periodieke factuur #X'. Klik daarop om naar de betreffende periodieke factuur te gaan en zet hem stop of verwijder hem.
Periodieke factuur is niet verzonden
Als het automatisch verzenden mislukt, schakelt Moneybird dit uit. Aan de rechterkant van de periodieke factuur zie je bij Gebeurtenissen de oorzaak van de mislukte verzending.
Periodieke factuur is niet verzonden in het gratis pakket
In het gratis pakket kun je maximaal drie verkoopfacturen per maand aanmaken. Is dat limiet bereikt, dan kan de periodieke factuur niet aangemaakt worden. Bij de periodieke factuur verschijnt dan de melding: 'Aanmaken van factuur is mislukt. Je hebt het maximale aantal facturen voor deze maand bereikt.'
In dat geval kun je de factuur niet alsnog via de periodieke factuur verzenden. Ga via de periodieke factuur naar een eerder verzonden factuur en dupliceer die via Extra > Dupliceer factuur. Pas de periode aan en stuur de factuur handmatig. Is er nog geen eerdere factuur verstuurd? Maak dan eenmalig handmatig een verkoopfactuur aan. De volgende keer wordt de periodieke factuur wel aangemaakt, mits het limiet dat toelaat.
Verwachte omzet
In het overzicht van je periodieke facturen kun je bovenaan de statistieken openen. De statistieken tonen een schatting van de verwachte toekomstige omzet.
Heb je periodieke facturen met verschillende frequenties (bijvoorbeeld maandelijks en jaarlijks)? Dan rekent Moneybird de omzet van alle facturen terug naar dezelfde periode. Van jaarlijkse facturen wordt 1/12 deel meegenomen in de schatting per maand.
Let op: bij de berekening houdt Moneybird geen rekening met de periodeselectie op de factuurregels, de startdatum of het maximale aantal keer dat de factuur aangemaakt wordt. De uiteindelijke omzet kan afwijken van de schatting.