Afhankelijk van je doel zijn er verschillende opties:
Wil je tijdelijk stoppen met automatische herinneringen voor één specifieke factuur? Pauzeer dan de workflow bij die factuur.
Wil je een workflow deactiveren zodat je hem niet meer kunt selecteren? Archiveer de workflow dan in je instellingen.
Wil je een workflow definitief verwijderen? Dat kan alleen als de workflow nog nooit gebruikt is.
Workflow pauzeren bij een factuur
Als je in de workflow automatische herinneringen hebt ingesteld, kun je die tijdelijk stopzetten voor een specifieke factuur. Klik rechts van de factuur in de historie op 'Pauzeren'. Deze optie zie je alleen als je workflow herinneringen bevat.
Zolang de workflow gepauzeerd is, stuurt Moneybird geen automatische herinneringen voor die factuur. Wil je de workflow hervatten? Klik dan op 'Hervatten'. Let op: de workflow gaat niet verder op het punt waar hij stopte. De volledige vervaltermijn van de huidige stap begint opnieuw.
Voorbeeld: stel dat je op 1 december een factuur hebt verzonden. De vervaltermijn in stap 1 is 14 dagen, in stap 2 en 3 elk 10 dagen. Op 17 december pauzeer je de workflow. Op 18 december hervat je hem. Dan loopt de vervaltermijn van stap 2 niet door vanaf dag 16, maar begint opnieuw vanaf dag 1. Dit is het verloop:
Dag 1 (1 december): factuur verzonden, status 'Openstaand', stap 1.
Dag 14 (15 december): factuur verlopen, automatisch herinnerd, status 'Herinnerd', stap 2.
Dag 16 (17 december): workflow gepauzeerd, status blijft 'Herinnerd', stap 2.
Dag 17 (18 december): workflow hervat, vervaltermijn stap 2 (10 dagen) begint opnieuw. Factuur vervalt op 28 december.
Dag 27 (28 december): factuur verlopen, automatisch herinnerd, stap 3. Vervalt op 7 januari.
Dag 33 (1 januari): betaling ontvangen, factuur heeft status 'Betaald'.
Workflow archiveren
De standaard workflow kun je niet archiveren of verwijderen. Alle andere workflows kun je archiveren als ze al in gebruik zijn. Ga naar Instellingen > Workflows en klik op het archiveer-icoontje achter de workflow.
De gearchiveerde workflow zie je onderaan de lijst terug als gedeactiveerd item.
Gearchiveerde workflow heractiveren
Wil je een gearchiveerde workflow weer gebruiken? Ga naar Instellingen > Workflows en scroll naar de gearchiveerde workflows onderaan de lijst. Klik op de activeer-knop (het undo-icoontje) achter de workflow om deze weer te activeren. De workflow is daarna weer beschikbaar om te gebruiken bij facturen en contacten.
Workflow verwijderen
Is een workflow nog nooit gebruikt? Dan zie je een prullenbak-icoontje achter de workflow in Instellingen > Workflows. Klik daarop om de workflow te verwijderen. Let op: verwijderen is definitief.