Bij het inboeken van een inkoopfactuur of bonnetje, zal Moneybird automatisch de inhoud van de bijlagen scannen. Op basis van de informatie in de bijlagen zul je geschikte contacten te zien krijgen die je kunt koppelen aan de factuur. Als we met zekerheid kunnen bepalen van welk contact de inkoopfactuur of bon is, zal het contact automatisch geselecteerd worden. Je kunt dit altijd wijzigen door op de naam van het contact te klikken. De suggesties worden gedaan op basis van de volgende informatie in de bijlagen:
KVK-nummers
Btw-nummers
E-mailadressen
IBAN nummers
Postcodes
Suggesties verbeteren
Als Moneybird automatisch een contact heeft geselecteerd bij een nieuwe inkoopfactuur en het contact is niet juist, controleer je eerste de volgende punten:
Controleer of het contact al in je administratie staat: Als je het contact nog niet in je administratie hebt staan, kun je deze eenvoudig toevoegen via de zoekfunctie van de Kamer van Koophandel. Typ de bedrijfsnaam in het daarvoor bedoelde veld en Moneybird zoekt automatisch in de Kamer van Koophandel. Alle informatie uit het handelsregister wordt gekopieerd, zodat het contact bij volgende facturen als suggestie gegeven wordt.
Controleer of het contact volledig in je administratie staat: Als het contact van de inkoopfactuur al opgeslagen is in je administratie, maar niet als suggestie gegeven wordt, dien je de informatie bij het contact aan te vullen. Maak de informatie bij het contact zo volledig mogelijk door het contact te bewerken, bijvoorbeeld door het KvK-nummer en btw-nummer van het bedrijf op te slaan. Deze informatie gebruikt Moneybird om suggesties voor contacten te geven.
Je kunt ook altijd tijdens het verwerken van de inkoopfactuur op het contact klikken. Je krijgt dan informatie te zien over waarom Moneybird dat contact heeft geselecteerd.
Het kan ook voorkomen dat de opgeslagen gegevens bij je contact niet kloppen. Bijvoorbeeld als je eigen e-mailadres is opgeslagen bij het contact en je stuurt vanaf dat e-mailadres een factuur door naar het @inkomend adres van je administratie, denkt Moneybird dat dat het bijbehorende contact is. Als er verkeerde gegevens bij het contact zijn opgeslagen, kun je die aanpassen of verwijderen, dan zal Moneybird in de toekomst dat contact niet meer automatisch selecteren en is de kans veel groter dat het juiste contact wordt geselecteerd en de overige gegevens ook beter aangevuld kunnen worden.
Voorkomen dat je eigen bedrijf als suggestie terug komt
Moneybird zal nooit suggesties geven voor je eigen bedrijf. We bepalen dit aan de hand van de gegevens die je opgeslagen hebt bij de afzenderadressen in je administratie. KvK-nummers en e-mailadressen die hierin staan opgeslagen, worden genegeerd bij het doen van suggesties. Als je een contact in je administratie opgeslagen hebt met je eigen e-mailadres, is het dus belangrijk dat dit e-mailadres overeen komt met het e-mailadres in de afzenderadressen. Alleen dan kunnen wij het contact goed filteren uit de suggesties.