Als je een automatische bankkoppeling hebt, wordt wel eens gedacht dat je banktransacties ook direct automatisch worden verwerkt. Dit is vaak wel het geval, maar de koppeling met een bank staat los van het automatisch verwerken in Moneybird.
Het is mogelijk om je toegevoegde transacties automatisch te verwerken. Moneybird moet daarvoor wel 100% zekerheid hebben dat een factuur bij een transactie hoort. Als je klant het factuurnummer vermeldt in de omschrijving, wordt de eerste transactie niet automatisch gekoppeld. Zodra je een transactie van de klant zelf hebt verwerkt, worden volgende transacties wel automatisch door Moneybird verwerkt:
Als een klant een factuur betaalt en daarbij het factuurnummer vermeldt, wordt de eerste betaling nog niet standaard automatisch gekoppeld. Het factuurnummer is namelijk nog geen 100% zekerheid, er is namelijk een kans op een typefout in het factuurnummer. Je kunt de eerste transactie van een klant zelf aan de factuur koppelen.
Als je de klant in de toekomst nog een factuur stuurt en de klant betaalt die vanaf het zelfde rekeningnummer, zal die zeer waarschijnlijk wel automatisch gekoppeld kunnen worden. Moneybird kijkt namelijk ook naar oude transacties vanaf hetzelfde rekeningnummer, als de klant een nieuwe betaling doet, weet Moneybird dat de rekening van de klant bij het contact in Moneybird hoort. Als dat contact dan een factuur heeft met het factuurnummer dat in de omschrijving staat en het bedrag komt overeen, wordt die factuur automatisch gekoppeld.
Er zijn wel twee mogelijkheden waarmee je ook de eerste betaling van een klant automatisch kunt laten verwerken:
Je kunt op de facturen een gestructureerde betalingskenmerk weergeven. Als je je klanten dit kenmerk laat vermelden bij de betaling, kan Moneybird de transactie altijd automatisch koppelen.
Je kunt via
Instellingen > Boekingsregelsboekingsregels instellen waarbij je zelf kunt bepalen wanneer Moneybird transacties automatisch moet verwerken. Je kunt daarbij bijvoorbeeld instellen dat als het factuurnummer en het bedrag overeenkomen, de transactie altijd automatisch wordt verwerkt.
Moneybird kijkt bij het automatisch koppelen niet naar facturen welke langer dan 100 dagen open staan. Dus als een transactie al 100 dagen open staat, wordt deze niet meer automatisch gekoppeld.