Moneybird koppelt al een aantal banktransacties aan de juiste categorieën of facturen, maar dat gebeurt alleen als het 100% zeker is waar de transacties bijhoren. Is er enige twijfel, dan worden deze transacties niet gekoppeld, maar krijg je suggesties en kun je deze transactie handmatig boeken. Mocht je zelf wel 100% zeker zijn, dan kun je boekingsregels instellen, zodat deze facturen in de toekomst ook automatisch verwerkt worden.
Om boekingsregels in te stellen ga je naar Instellingen > Boekingsregels. Onderaan bij Automatische boekingsregels, klik je op de groene knop met ‘Nieuwe boekingsregel’. Vervolgens kun je kiezen waar de transactie aan gekoppeld moet worden, aan een categorie, factuur, of een document.
Wanneer je een boekingsregel instelt, geef je voorwaarden mee waar de transactie aan moet voldoen. Voldoet de transactie aan alle voorwaarden, dan wordt de transactie in de toekomst automatisch verwerkt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat de omschrijving het factuurnummer en/of het klantnummer bevat, het bedrag inclusief of exclusief btw gelijk is aan het bedrag van de transactie, of dat de tegenrekening staat opgeslagen bij het contact. Je kunt meerdere voorwaarden toevoegen aan een boekingsregel. Als de transacties aan de voorwaarden voldoen, koppelt Moneybird in het vervolg deze transacties automatisch aan de juiste facturen of categorieën.
De boekingsregels die je aanmaakt kunnen ook effect hebben op oude transacties die nog niet verwerkt zijn. Het kan wel even duren voordat de transacties verwerkt worden. Moneybird voert de boekingsregels namelijk op de achtergrond uit.
Als je de functie 'Automatisch koppeling' via Instellingen > Bank uitschakelt of niet hebt ingeschakeld maar wel een 'specifieke' boekingsregel hebt ingesteld, dan worden de transacties die voldoen aan deze boekingsregels alsnog gekoppeld.
Boekingsregel lijkt niet te werken
Het proces van automatisch koppelen naar aanleiding van boekingsregels wordt in gang gezet op twee verschillende momenten:
Als je zelf een nieuwe boekingsregel toevoegt. Ook de transacties die al in de administratie stonden, worden met terugwerkende kracht bekeken en alsnog gekoppeld naar aanleiding van de boekingsregel.
Als er transacties worden toegevoegd aan de administratie. Op dat moment gaat Moneybird kijken of er boekingsregels zijn die de transacties automatisch kunnen verwerken.
Dit proces gebeurt op de achtergrond en dat kan daarom wat tijd in beslag nemen maar meestal duurt dit niet langer dan een minuut. Dit is afhankelijk van de drukte op het hele platform. Wanneer het druk is en er veel transacties tegelijk worden toegevoegd aan de administraties, dan duurt het langer dan wanneer er bijvoorbeeld 's avonds minder gebruikers online zijn. Afgezien van het tijdstip waarop je aan het werk bent, heb je daar als gebruiker verder geen invloed op.
Werkt je automatische boekingsregel niet zoals je verwacht? Controleer dan de volgende dingen:
Is er op de factuur een handmatige betaling geregistreerd? Als de factuur al de status 'Betaald' heeft, zal Moneybird de betaling niet meer automatisch koppelen. Je kunt de handmatige registratie verwijderen, de boekingsregel zal dan alsnog zijn werk doen en de transactie aan de factuur koppelen
Staan er spaties in het rekeningnummer die in de boekingsregel vermeld is? Je kunt de spaties weghalen om dit op te lossen. Als je de boekingsregel opnieuw opslaat, zal deze wel werken.
Staat de tegenrekening goed in de omschrijving van de banktransactie? Wanneer er in de boekingsregels als voorwaarde staat 'Tegenrekening is gelijk aan' moet dit wel als volgt in de banktransactie worden weergegeven:
Boekingsregels instellen op basis van suggesties
Moneybird denkt ook met je mee. Als bepaalde transacties altijd aan dezelfde soort facturen of categorieën worden gekoppeld, doet Moneybird voorstellen voor het instellen van boekingsregels. Je ziet de suggestie onder de transactie terug. Door hier op te klikken, kun je de boekingsregel instellen en hoef je deze transactie in het vervolg ook niet meer te koppelen.
