In Moneybird registreer je uren bij het onderdeel Uren. Nadat je gekozen hebt voor welke dag je uren wilt registreren heb je twee mogelijkheden om je uren ook daadwerkelijk vast te leggen:
Je registreert uren die je nog gaat schrijven eenvoudig door op 'Start timer' te klikken.
Je registreert uren die je al hebt geschreven door zelf de van en tot tijd in in te vullen. Wil je uren met terugwerkende kracht invoeren dan kan dit door naar de betreffende dag te navigeren en daar de velden voor een uurregel in te voeren.
Van en tot tijd: De begintijd van de registratie.
Pauzeduur: Je eventuele gepauzeerde tijd.
Omschrijving: Omschrijf hier wat de activiteit is die je wilt registreren. Je kunt er later voor kiezen dat deze omschrijving automatisch wordt gebruikt op de factuur die je genereert.
Contact: Door een contact te registreren bij de activiteit, kun je eenvoudig inzien hoeveel uren je hebt geschreven.
Project: Door een project te koppelen krijg je inzicht in de gelogde uren voor een project.
Declarabel: Wanneer je uren registreert die je niet in rekening kunt brengen kun je het vinkje declarabel uitschakelen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als je zelfstudie doet.
Gelogde uren inzien en factureren
Wanneer je uren hebt ingevoerd kun je deze per dag bekijken. Wil je een uitgebreide rapportage zien dan kan dat via Uren > Rapportage. Daarin kun je de totalen per geselecteerde periode bekijken. Ook heb je de mogelijkheid om op diverse opties zoals per medewerker of op status te filteren. Wanneer je op een uurregel klikt is het ook mogelijk notities en taken toe te voegen, deze notities of taken worden niet overgenomen op de factuur wanneer je de uren factureert. Via 'Factuur toevoegen' kun je direct je uren factureren.
Uren exporteren
Je kunt een export van de uren maken door via Uren > Rapportage naar 'Rapporten' te gaan. Hier kun je een export maken door te klikken op 'Exporteren' en vervolgens te kiezen of je jouw bestand als pdf of Excel wilt downloaden. We maken vervolgens het bestand voor je klaar en zetten deze neer bij je downloads via het belletje rechsboven > Downloads.
In de Excel-export van je uren kun je eventueel een optelling maken van de kolom met gewerkte uren. Als een veld in Excel niet direct doet wat jij verwacht, dan kun je dat aanpassen door het 'gedrag' oftewel de 'indeling' van die cel te wijzigen naar een tijdsduur-notatie. Als je de cellen met de uren vervolgens selecteert worden de waardes in de cellen bij elkaar opgeteld. Meer informatie vind je op de supportpagina van Microsoft.
Je kunt de export ook openen in Google Sheets. Hier kun je alle velden met tijd selecteren en deze vervolgens formateren via Opmaak > Getal > Duur.
Urenregistratie bewaren
De urenregistratie is onderdeel van je administratie. De bewaarplicht die geldt voor zaken als jouw financiële administratie, declaraties etc. ook geldt voor jouw urenregistratie.
Uren registreren op mobiele telefoon
In de mobiele apps van Moneybird (iPhone en Android app) en op de mobiele website via de browser op je telefoon is het mogelijk om je uren te registreren. Controleer dan wel even of je de laatste versie hebt geïnstalleerd. Het is in de mobiele versie van Moneybird niet mogelijk om het urenoverzicht te bekijken of om de geregistreerde uren te facturen.
De video is opgenomen met de oude navigatie en komt niet geheel overeen met de werkelijkheid. Nieuwe video’s volgen!