Ben je werkzaam bij een boekhoudkantoor? Met 'Mijn kantoor' in Moneybird beheer je alle klantadministraties vanuit één overzicht. Iedereen werkt onder zijn eigen account. Je kunt medewerkers uitnodigen en per persoon instellen welke administraties zij kunnen inzien.
Je kantoor aanmaken
Navigeer rechtsboven via je accountnaam naar Gebruikersaccount > Mijn kantoor. Klik op 'Kantoor aanmaken' en vul een naam in. Je kantoor is direct beschikbaar.
Let op: heb je al als boekhouder toegang tot administraties van klanten? Die worden automatisch zichtbaar in je nieuwe kantoor. Je klanten ontvangen hiervan een e-mailmelding.
Je kunt de naam van je kantoor later aanpassen via Gebruikersaccount > Mijn kantoor > Instellingen > Kantoor.
Medewerkers uitnodigen
Ga naar Gebruikersaccount > Mijn kantoor > Medewerkers. Klik op 'Medewerker uitnodigen' en vul het e-mailadres in. De medewerker ontvangt een uitnodiging per e-mail.
Medewerkers krijgen niet automatisch toegang tot administraties. Je stelt dit per persoon in nadat zij de uitnodiging hebben geaccepteerd.
We adviseren om nooit je eigen gebruikersaccount te delen met een medewerker. Deed je dit voorheen wel? Stel dan direct een nieuw wachtwoord in. Adviseer ook je medewerkers hun account optimaal te beveiligen.
Rollen: eigenaar en medewerker
Er zijn twee rollen in Mijn kantoor:
Eigenaar: kan medewerkers uitnodigen en verwijderen, rollen wijzigen en het kantoor verwijderen. Heeft automatisch toegang tot alle administraties in het kantoor.
Medewerker: heeft toegang tot de administraties die de eigenaar heeft ingesteld.
Toegang tot administraties instellen
Ga naar Gebruikersaccount > Mijn kantoor > Instellingen > Medewerkers. Klik op het sleutelicoon naast de medewerker om in te stellen welke administraties die medewerker kan inzien. Een medewerker zonder ingestelde toegang ziet geen administraties.
Medewerker verwijderen
Ga naar Gebruikersaccount > Mijn kantoor > Instellingen > Medewerkers. Klik op het sleutelicoon naast de medewerker. Klik daarna rechtsboven op het prullenbakicoon. Moneybird trekt dan direct alle toegangsrechten van de medewerker in.
Kantoren samenvoegen
Het is niet mogelijk om twee kantoren automatisch samen te voegen. Wil je alle administraties onder één kantoor onderbrengen? Laat dan de eigenaren van de administraties in kantoor A een uitnodiging sturen naar de eigenaar van kantoor B via Instellingen > Beheer > Gebruikers met de rol 'Boekhouder'. Na het overzetten van alle administraties kun je kantoor A verwijderen.
Je kantoor verwijderen
Ga naar Gebruikersaccount > Mijn kantoor > Instellingen > Kantoor en klik onderaan op 'Kantoor verwijderen'. Dit is alleen mogelijk als je de enige eigenaar bent. Hebben klanten in je kantoor twee-staps-verificatie verplicht gesteld? Dan moet je die zelf ook hebben ingesteld.