Als je jaarlijks een polis met daarop het totaalbedrag krijgt, kun je die invoeren als inkoopfactuur. Op de factuurregel kun je dan het volledige jaarbedrag zetten en de periode selecteren waar de kosten over gaan (het hele jaar). Telkens als je een maandelijkse afschrijving hebt, kun je deze inkoopfactuur aan de transactie koppelen. Iedere keer wordt er dan een deelbetaling bij de factuur geregistreerd. Zolang de factuur nog niet volledig is betaald, houdt hij de status 'Openstaand'. Zodra je de laatste afschrijving hebt gekoppeld, en het bedrag dus volledig is betaald, wordt de status van de factuur 'Betaald'.

Je kunt een inkoopfactuur aanmaken voor het bedrag van één maand. Na het opslaan van deze factuur kun je aangeven dat hij periodiek is. Daarmee kun je instellen dat er in de toekomst iedere maand automatisch een nieuwe inkoopfactuur met dezelfde gegevens wordt klaargezet. Je krijgt dan iedere maand een inkoopfactuur op het tabblad Inkomend en een transactie op het tabblad Bank. Deze kun je dan aan elkaar koppelen.

Als er geen btw van toepassing is, is het ook mogelijk om de transacties van de maandelijkse afschrijvingen rechtstreeks aan een kostencategorie te koppelen in plaats van aan een factuur. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de gewenste categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.