Om een inkoopfactuur goed in je administratie te verwerken, zijn er een aantal gegevens nodig. Tijdens het verwerken van de inkoopfacturen kun je de volgende details toevoegen:
Het factuurnummer: neem het factuurnummer van de originele factuur over.
De datum: neem de factuurdatum over.
Vervaldatum (optioneel): geef aan wat de uiterste betaaldatum van de factuur is. Aan de hand hiervan kan Moneybird je helpen herinneren om het bedrag op tijd te betalen.
Bedrag in: Je kunt aangeven in welke valuta je de bedragen invoert en of de ingevulde bedragen exclusief of inclusief btw zijn. De berekening van het totaalbedrag verandert hierdoor.
Kies je voor ‘exclusief btw’? Dan wordt de btw opgeteld bij het bedrag dat je invult om tot het totaalbedrag te komen. Vul je € 100 in als bedrag en is het btw-tarief 21%? Dan wordt het totaalbedrag van de factuur € 121.
Kies je voor ‘inclusief btw’? Dan wordt het bedrag dat je invult gesplitst in het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag. Het totaalbedrag blijft het bedrag dat je invult. Vul je € 100 in als bedrag en is het btw-tarief 21%? Dan wordt het bedrag exclusief btw (de kosten) € 82,64, er wordt € 17,36 btw berekend en het totaalbedrag van de factuur blijft € 100.
Details bij bonnen
Als je een bonnetje invoert, is het formulier op een paar punten anders:
In plaats van een factuurnummer kun je een kenmerk invullen. Het is handig om een kenmerk te gebruiken waaraan je de bon goed kunt herkennen, bijvoorbeeld een korte beschrijving van wat je hebt gekocht.
Je kunt geen vervaldatum aangeven, een bonnetje heb je immers al meteen in de winkel betaald.
Je kunt aangeven dat je meteen na het verwerken van de bon de betaling wilt registreren. Na het opslaan ga je dan meteen naar de juiste pagina hiervoor.
Extra bijlage toevoegen aan een inkoopfactuur of bon
Als je het document opent, klikt op 'Bewerken' en vervolgens op de bijlage naar beneden scrollt, zie je het blokje met " Sleep bestanden hiernaartoe om toe te voegen of selecteer bestanden (Maximaal 15 MB totaal)". Hier kun je extra bijlages toevoegen.