Het Controlerapport is een nieuwe functie in Moneybird die we gefaseerd uitrollen. Daarom is deze nog niet voor iedereen zichtbaar. Als de functie voor jou beschikbaar is, vind je deze terug in het tabblad Rapporten.
Het Controlerapport bouwt voort op de kolommenbalans en is bedoeld om je boekhouding te controleren. Je ziet dezelfde categorieën met saldo als op de kolommenbalans, maar met extra informatie en de mogelijkheid om per categorie in te zoomen en af te vinken.
Wat je per categorie ziet
Elke regel toont dezelfde bedragen als de kolommenbalans: beginbalans, debet, credit en saldibalans. Daarnaast zie je per categorie:
De gebruikte btw-tarieven, weergegeven als labels.
De controlestatus: de avatars (de initialen) van de collega's die de categorie al gecontroleerd hebben.
Zo beoordeel je in één blik welke regels aandacht vragen en welke je kunt overslaan.
Een categorie uitklappen
Klik op het pijltje aan het begin van een regel om de categorie uit te klappen. Je ziet dan de onderliggende boekingen, zonder naar een andere pagina te gaan. Je mag meerdere categorieën tegelijk open houden om ze te vergelijken. Per categorie tonen we maximaal 30 boekingen. Zijn er meer, dan blader je verder binnen de uitklap.
In de uitgeklapte lijst verplaats je boekingen in bulk naar een andere categorie en klik je door naar het bewijsstuk, zoals de factuur of bon. Meer hierover lees je in Categorie en/of btw achteraf in bulk wijzigen.
Een categorie als gecontroleerd markeren
Heb je een categorie gecontroleerd? Klik dan op het rondje met het vinkje om de categorie als gecontroleerd te markeren. Je avatar verschijnt dan bij de regel. Werk je samen? Dan kan elke collega een eigen vinkje toevoegen. De avatars komen naast elkaar te staan, zodat zichtbaar blijft wie wat gecontroleerd heeft.
Bij het afvinken slaan we het saldo van dat moment op. Zo kunnen we je later waarschuwen als er nog iets wijzigt.
Waarschuwing bij wijzigingen
Wordt er ná je controle nog geboekt op een categorie, dan verandert het saldo. Moneybird geeft dan een waarschuwing: de boekingen zijn na de controle nog gewijzigd. De eerdere controle is niet meer geldig. Je controleert de categorie dan opnieuw.
Heb je maar een deel van de periode gecontroleerd, bijvoorbeeld één maand binnen een kwartaal, dan geeft Moneybird aan dat de periode nog niet volledig gecontroleerd is.
Controlehistorie bekijken en een controle intrekken
Klik op de avatars bij een regel om de controlehistorie te openen. Je ziet per controle wie de categorie gecontroleerd heeft, wanneer en welk saldo op dat moment gecontroleerd is. Zo houd je een volledige controlelog bij.
Je eigen controle trek je hier ook in met de knop bij de betreffende regel.
Voortgang volgen
Bovenaan de pagina zie je een voortgangsbalk met het aantal gecontroleerde categorieën van het totaal. Via de knop Controlelog bekijk je alle controlegebeurtenissen op een rij.
Periode en weergave
Net als bij andere rapporten stel je de periode in met het filter bovenaan. Standaard staat dit op het vorige kwartaal, tenzij je eerder een andere periode koos. Let op: het Controlerapport is alleen op de desktop beschikbaar.