Het is mogelijk om een eigen factuurnummering in te stellen. Ga hiervoor naar Instellingen > Nummering. Bij het onderdeel 'Nummering' kun je een sjabloon instellen voor het factuurnummer. Aan het sjabloon kun je de volgende elementen toevoegen:
`{year}`: het jaartal met vier cijfers
`{year_two_digits}`: het jaartal met twee cijfers
`{quarter}`: het getal van het huidige kwartaal, bijvoorbeeld 3 voor het derde kwartaal
`{month}`: het getal van de huidige maand met twee cijfers, bijvoorbeeld 04 voor april
`{month_name}`: de naam van de huidige maand, bijvoorbeeld 'april'
`{week}`: het weeknummer
`{day}`: het dagnummer met twee cijfers
`{customer_id}`: het klantnummer
`{id}`: een doorlopend getal dat per jaar opnieuw op 1 zal beginnen
Naast het sjabloon kun je ook een eerstvolgend nummer instellen. Als je bijvoorbeeld al eerder facturen verzonden hebt buiten Moneybird om, kun je op deze manier met een hoger nummer beginnen en je nummering goed laten aansluiten op je reeds verzonden facturen.
Wanneer je in het sjabloon het jaartal (met twee of vier cijfers) vermeldt, dan zijn er twee dingen die automatisch extra gelden: - Het {id} met het volgnummer van de factuur wordt ieder jaar op 1 januari automatisch gereset naar '0001', zodat de factuurnummering opnieuw begint. Gedurende het jaar moet het volgnummer van iedere factuur uniek zijn. Het is dus niet mogelijk om de telling van het {id} per maand opnieuw te laten beginnen. - Als je je factuur inplant voor verzending op een datum in het volgende jaar, dan wordt automatisch het volgende jaar in het factuurnummer opgenomen.
Automatische jaarreset
Gebruik je `{year}` of `{year_two_digits}` in je sjabloon? Dan reset het volgnummer `{id}` elk jaar op 1 januari automatisch naar 1. Zo begint je factuurnummering elk jaar opnieuw. Gedurende het jaar moet het volgnummer van iedere factuur uniek zijn. Het is niet mogelijk om de telling per maand opnieuw te laten beginnen. Plan je een factuur in voor verzending op een datum in het volgende jaar? Dan neemt Moneybird automatisch het volgende jaar in het factuurnummer op.
Twee dezelfde factuurnummers
Het is mogelijk om aan een conceptfactuur een voorlopig factuurnummer toe te kennen. Het factuurnummer dat je invoert, wordt echter niet voor deze factuur gereserveerd. Verstuur je tussendoor een andere factuur zonder een factuurnummer in te voeren, dan nummert Moneybird automatisch door op basis van het factuurnummersjabloon dat je hebt opgeslagen via `Instellingen > Nummering`.
Het kan dus voorkomen dat het voorlopige factuurnummer dat je hebt ingesteld bij de conceptfactuur inmiddels voor een andere factuur gebruikt is. Zodra je de conceptfactuur probeert te verzenden, geeft Moneybird de melding dat het volgnummer al bestaat. Wis dan de handmatige selectie of kies een nieuw factuurnummer. Houd bij het invoeren van een factuurnummer rekening met de wettelijke regels op het gebied van factuurnummering.
We raden aan om altijd de automatische nummering te gebruiken. Je krijgt dan namelijk altijd een oplopende reeks factuurnummers. Zelf een factuurnummer toekennen is wel mogelijk, maar raden we niet aan.
Het volgnummer wijzigt niet naar '0001'
Als het niet lukt om het volgnummer te wijzigen naar '0001', komt dat vermoedelijk doordat je niet de tag `{year}` gebruikt.
Moneybird gebruikt verschillende tellers. Gebruik je een nummering met `{year}` in het sjabloon, dan wordt er elk jaar een nieuwe teller gestart.
Gebruik je alleen `{id}`, dan telt Moneybird over de jaren gewoon door en geldt een jaar-onafhankelijke teller. Stel je dan '0001' als volgnummer in, dan ziet Moneybird dat '0001' al bezet is en springt het nummer automatisch naar de volgende. Dat gedrag is dus verwacht. Voeg de tag `{year}` toe aan je factuurnummersjabloon om dit op te lossen.
Lees ook: