Het klantnummer dat Moneybird automatisch invult bij een nieuw contact is het klantnummer van het laatst toegevoegde contact plus één. Als je nooit zelf een klantnummer aanpast, krijg je daarmee een oplopende reeks klantnummers. Als je wel zelf klantnummers aanpast, of als er bijvoorbeeld contacten worden toegevoegd via een koppeling met een ander systeem waarbij het klantnummer wordt aangepast, dan kan het zijn dat het eerstvolgende klantnummer al in gebruik is. Je maakt bijvoorbeeld 4 contacten aan in onderstaande volgorde met de volgende klantnummers:

3 6 4 5

In dat geval wordt bij het volgende contact dat je aanmaakt automatisch nummer 6 ingevuld (één hoger dan 5), die is echter al in gebruik. Je kunt dan het nummer zelf aanpassen naar 7. Als je dat doet, zal het nieuwe contact daarna nummer 8 krijgen, dat nummer is nog niet gebruikt en is dus beschikbaar.

Als je zelf niet precies weet wat het hoogst gebruikte klantnummer is, kun je het beste een export naar Excel maken van de contacten. Dit kan via de knop Extra op het tabblad Contacten. Vervolgens kun je in Excel, of vergelijkbaar programma, de gegevens laten sorteren op klantnummer, zodat het hoogste nummer boven- of onderaan komt te staan, zodat je snel kunt zien wat het hoogste nummer is.