Sommige balanscategorieën horen op nul uit te komen. Dat gebeurt omdat debetboekingen en creditboekingen elkaar opheffen. Als zo’n categorie niet op nul eindigt, was het vaak moeilijk om te achterhalen waar dat door kwam. Daarom hebben we een afletter-systeem gemaakt dat dit makkelijker maakt. Dit is nu als bèta-functionaliteit beschikbaar. Je zet de functionaliteit aan via Instellingen > Bèta features.
Beperkingen in de bèta-functionaliteit
Het afletteren zoals het nu beschikbaar is, is de eerste versie waar we graag feedback op krijgen. In de eerste versie is er een beperking op welke journaalposten afgeletterd kunnen worden. Op dit moment kunnen alleen de volgende journaalposten afgeletterd worden:
Journaalposten die horen bij het boeken van een banktransactie op een categorie.
Journaalposten die horen bij een betaling bij een factuur of inkoop die een verrekening met een balanscategorie zijn.
Journaalposten die horen bij memoriaalboekingen.
Andere journaalposten kunnen nog niet afgeletterd worden, ook niet handmatig.
Aflettergroepen
Je vindt het afletter-systeem bij het categorie-overzicht van balanscategorieën in het filter:
Journaalposten kunnen bij een aflettergroep horen. Als je hierop groepeert, worden de journaalposten per groep bij elkaar gezet. Kies je voor 'Groepen zonder saldo verbergen', dan zie je alleen de groepen die niet op nul uitkomen. Dat zijn dus de groepen waar nog iets niet klopt. Heeft een journaalpost geen aflettergroep, dan komt die in de groep 'Geen aflettergroep gevonden' te staan.
In het categorie-overzicht filter je altijd op een periode. Normaal zie je dan alleen de journaalposten uit die periode. Zodra je groepeert op aflettergroep werkt dit iets anders: je ziet alle aflettergroepen die minstens één journaalpost in de gekozen periode hebben. Heeft zo’n groep ook journaalposten uit andere periodes, dan worden die ook getoond. Daardoor kun je meer journaalposten zien dan alleen uit de geselecteerde periode.
Automatisch afletteren
Op dit moment is er automatische aflettering voor bepaalde categorieën. Hierdoor kun je direct groeperen en zo makkelijker zien waar er iets nog niet naar 0 loopt. We hebben dit gemaakt voor de volgende categorieën:
Kruisposten: Iedere boeking op de categorie kruisposten wordt automatisch in een groep gezet op basis van de datum en het absolute bedrag (absolute bedrag betekent dat het niet uitmaakt of het positief of negatief is, € 100 en € -100 zijn hetzelfde). Bij een overboeking tussen eigen rekeningen heb je over het algemeen de afschrijving van de ene rekening en de bijschrijving op de andere rekening op dezelfde dag, waardoor die boekingen meteen tegen elkaar wegvallen en de aflettergroep op 0 uitkomt.
Terug te betalen storneringen: Als een incasso via Moneybird Online Betaalmethoden wordt gestorneerd, heb je een banktransactie op de Moneybird Online Betaalmethoden-rekening en een betaling bij de betreffende verkoopfactuur. Die worden allebei op de categorie 'Terug te betalen storneringen' geboekt. De journaalposten van beide komen in een groep op basis van de PSP-referentie en vallen daar tegen elkaar weg.
Transactiekosten Moneybird Online Betaalmethoden: Bij iedere ontvangen online betaling worden de transactiekosten automatisch op deze categorie geboekt. Bij de inkoopfactuur waarop de transactiekosten in rekening worden gebracht wordt een betaling geregistreerd met deze categorie. Op het moment dat de betaling bij de inkoopfactuur wordt geregistreerd, kijken we van welke ontvangen online betalingen de transactiekosten op die factuur in rekening worden gebracht. De betaling bij de factuur en boekingen voor de ingehouden transactiekosten worden op dat moment in dezelfde groep geplaatst. Gedurende de maand heb je dus eerst ongegroepeerde boekingen, die later (zodra de factuur er is) worden gegroepeerd.
Zodra je de bèta functie voor het afletteren aanzet, worden deze categorieën met terugwerkende kracht automatisch afgeletterd. Het automatisch afletteren gebeurt vanaf 1 januari 2025 of vanaf de datum tot wanneer de administratie is vergrendeld als dat later is. Met terugwerkende kracht afletteren neemt wat tijd in beslag. Houd rekening met een kwartier tot een uur, afhankelijk van de grootte van de administratie.
Handmatig afletteren
Het automatisch afletteren is niet altijd compleet. Bijvoorbeeld als een verkeerde overboeking van een klant en de terugstorting daarvan op verschillende datums zijn en op kruisposten worden geboekt. Je kunt dan handmatig afletteren. Als je hebt gegroepeerd op aflettergroep, heb je rechtsboven een schuifje dat je aan kunt zetten:
Vervolgens kun je in de tabel de regels aanvinken die je wilt aanpassen. Je kunt ook een hele groep in één keer aanvinken. Onderaan in de balk kun je vervolgens kiezen hoe je wilt groeperen:
Je kunt kiezen uit de groepen waarvan je minimaal één regel hebt aangevinkt. Alle aangevinkte regels komen dan in die groep terecht.
Je kunt een nieuwe aflettergroep aanmaken, daar komen de aangevinkte regels dan in terecht.
Je kunt kiezen voor 'Geen aflettergroep'. De aangevinkte regels worden dan uit hun huidige groep gehaald en komen onder 'Geen aflettergroep gevonden' te staan.
Het kan dan voorkomen dat een bestaande aflettergroep geen boekingen meer heeft. Dan wordt de groep automatisch opgeruimd.
Beschrijving toevoegen
Het kan soms handig zijn om een omschrijving toe te voegen aan een groep, zodat het later ook altijd nog duidelijk is waarom er op een bepaalde manier is gegroepeerd. Klik hiervoor op het potloodje achter de aflettergroep. Als er al een omschrijving is, komt er een i'tje achter de aflettergroep te staan, ga daar met je muis overheen om de omschrijving te zien en daar is ook de optie om de omschrijving te wijzigen.